Das Ressort Information und Öffentlichkeitsarbeit in Kirchgemeinden

Das Ressort Information und Öffentlichkeitsarbeit - Aufgaben und Kompetenzen

Die für «Information und Öffentlichkeitsarbeit» oder «Kommunikation»verantwortliche Person sollte Mitglied der Kirchenpflege sein oder an deren Sitzungen teilnehmen können.
Für den/die Ressorverantwortliche/n gibt es ein Pflichtenheft mit klaren Aufgaben, Kompetenzen und ein ausgewiesenes Budget für Kommunikation, das er/sie erstellt und kontrolliert.

Nehmen mehrere Personen gleichzeitig verschiedene Aufgaben der Informations- und Öffentlichkeitsarbeit wahr, müssen deren Aufgaben und Kompetenzen klar geregelt und eine guter Informationsaustausch unter ihnen gewährleistet sein.

Der/die Beauftragte für Information, Medien, Kommunikation hat die Verantwortung für folgende Handlungsfelder:

Strategische Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Pflichtenheft Ressort «Information und Öffentlichkeitsarbeit»
Planung und Strategie der Kommunikation: Kommunikationskonzept für die Kirchgemeinde
Leitfaden für Krisenkommunikation
Corporate Identity (CI = visuelles Erscheinungsbild): Entwicklung, Umsetzung in allen Publikationen der Kirchgemeinde, Einhaltung, Leitfaden
Einführung neuer Kommunikationsmassnahmen, Medien und Werbemittel
Verantwortlichkeit für Redaktion der Gemeindeseite / Gemeindepublikation (Redaktionsreglement)
Jahresplanung der Aktivitäten und Ziele der Information und Öffentlichkeitsarbeit
Erstellen und Kontrolle eines Budgets für Information und Öffentlichkeitsarbeit

2) Konkrete Aufgaben
Die einzelnen Arbeiten muss er/sie nicht unbedingt selbst ausführen. Er/sie ist dafür verantwortlich, dass sie koordiniert erledigt werden. Einzelne Aufgaben können vom Sekretariat, der Redaktion der Gemeindeseite, den Pfarrämtern, den Diakonischen Mitarbeitenden oder freien Mitarbeitenden ausgeführt werden. Der/die Beauftragte hat den Überblick, gibt Aufträge und koordiniert die Arbeit.

Redaktion der Gemeindeseite oder der Gemeindepublikation
Gute grafische Gestaltung von allen Printprodukten (CI kontrollieren)
Dokumentationen und Broschüren der Kirchgemeinde - Kommunikation mit Neuzuzügern
Schaukästen - oder Anschlagbretter in der Gemeinde
Internetauftritt der Kirchgemeinde (Konzeption und Redaktion)
Auftritte an Messen, Märkten oder Gewerbeausstellungen
Führen eines Fotoarchivs (enthält z.B. Portraits von allen Mitarbeitenden, Gebäuden etc.)
Interne Kommunikation evtl. Herausgeben eines Mitarbeiterbriefs

3) Veranstaltungskommunikation:
Zur Veranstaltungskommunikation gehören:
Herausgabe von Halbjahres- oder Winterprogrammen – Veranstaltungen im Internet.
Einladungen, Vorschau an die Medien (AZ, AZ-Live, Aarauer Woche) und an die Landeskirche (Kirchenbote, a+o)
Organisation und Koordination der Berichterstattung von Veranstaltungen und Ereignissen
Bewerben von ausgewählten Veranstaltungen mit besonderen Mitteln: Inserate, Plakate, Flyer etc.

4) Medienarbeit / Medienverteiler
Der/ die Verantwortliche führt einen differenzierten und aktuellen Medienverteiler (Postdressen, Ansprechpersonen, Fax-Verteiler und oder E-Mail-Verteiler (heute Standard, Fax zusätzlich). Der Medienverteiler enthält: Tageszeitungen (AZ, ZT) elektronische Medien (Radios, Tele M1), Gratisanzeiger, Regionalzeitungen (Listen beim Informationsdienst der Landeskirche erhältlich) – alle wichtigen Partner: Nachbargemeinden, Landeskirche, Ref. Presse, politische Behörden.
Er / sie pflegt Kontakte mit Medienvertreter und Beziehungen zu den Redaktionen
Er / sie organisiert die Berichterstattung über wichtige Ereignisse im Leben der Kirchgemeinde (personelle Mutationen, Rücktritte, Wahlen, etc.), Veränderungen bei Leistungen, Strukturen und Organisation.
Er / sie führt in besonderen Fällen Medienanlässe bzw. Pressekonferenzen durch (eher selten, 1 mal im Jahr).
Er / sie beobachtet dieBerichterstattung über die Gemeinde und sammelt die Artikel (Pressespiegel)
Bei Konflikten in der Kirchgemeinde, über die Medien Auskunft wünschen, sollte die Kommunikationsstelle der Landeskirche beigezogen werden.

5) Zusammenarbeit und Vernetzung

mit anderen Gemeinden bei regionaler oder ökumenischer Öffentlichkeitsarbeit und Events
mit dem kantonalen Informationsdienst (bei Krisen, Meldungen und Berichte im a+o)
mit den deutschschweizer Reformierten Medien: Meldungen für Ref. Presse.

Voraussetzungen und Kompetenzen

Der/die Verantwortliche ist eine Person, die Erfahrung oder Sensibilität im Umgang mit Medien, Texten oder Gestaltung hat. Für ihre Arbeit sind einige Voraussetzungen unumgänglich:

Unmittelbarer Zugang zu der Kirchenpflege: Kirchenpflegemitglied oder Gastrecht
Personelle Ressourcen klären: entschädigte (Anstellungsprozente) oder freiwillige Arbeit
Finanzielle Ressourcen klären: die Ausgaben für Öffentlichkeitsarbeit sollten im Budget separat ausgewiesen und ausreichend sein
Kompetenzen klären: Wer entscheidet über Pressemitteilungen und tritt gegenüber Medien als Vertreter der Kirchgemeinde auf (in der Regel in Absprache mit dem/der Präsident/in, evtl. dem Pfarramt), redaktionelle Verantwortung für Mitarbeiterbrief, Gemeindeseite und Internet
Büro und Infrastruktur: Fax (mit Gruppenversand), PC, Internetanschluss
Weiterbildung in journalistischen- und PR-Methoden (Auskünfte dazu beim Informationsdienst)

Das Ressort Kommunikation (früher «Öffentlichkeitsarbeit») sollte mit der Stabsstelle Kommunikation der Landeskirche vernetzt sein: Stritengässli 10, 5001 Aarau, Tel 062 838 00 18, Fax 062 838 00 29, info@ref-aargau.ch.
Bitte Namen, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail mitteilen.