Sekretariate entlasten Kirchenpflegen, damit sich diese auf ihre strategischen Aufgaben konzentrieren können. Häufig erledigen sie auch administrative Arbeiten für Mitarbeitende, vor allem für die ordinierten Dienste. Diese erhalten dadurch mehr Kapazitäten für andere Aufgaben, für die sie ausgebildet sind.
Beispiele von Sekretariatsarbeiten in Kirchgemeinden:
- Schreib- und Kopierarbeiten
- Führen der Mitgliederkartei und anderer Register
- Layout und/oder Redaktion der Gemeindeseite „reformiert.“ bzw. des Gemeindeblatts
- Protokollführung (Kirchenpflege, Kirchgemeindeversammlung, evtl. in Kommissionen)
- Vergabe und Vermietung von kirchlichen Räumen
- Abklärungen für die Kirchenpflege oder Mitarbeitende. Dabei hilft häufig ein Blick in die Systematische Rechtssammlung der Reformierten Landeskirche oder eine Anfrage bei der Gemeindeberatung
In manchen Kirchgemeinden übernehmen die Sekretariate auch Aufgaben, die andernorts Kirchengutsverwaltungen übernehmen, also beispielsweise Rechnungsführung und Personaladministration. Auch die Führung der Kollektenkasse kann zu den Aufgaben eines Sekretariats gehören. Umfang, Aufgabenbeschrieb und Verantwortlichkeitsbereich sind in einem Funktionsbeschrieb geregelt.
Voraussetzungen
Zur Besetzung der Stelle sind Personen geeignet, die das notwendige kaufmännische und administrative Rüstzeug mitbringen. Sie sollten sich zudem für die kirchliche Tätigkeit interessieren und sich entsprechend einsetzen. Falls Sekretariatsmitarbeitende Protokolle der Kirchenpflege führen, sind Verschwiegenheit und Vertrauenswürdigkeit besonders wichtig. Zur Geheimhaltungs- und Schweigepflicht vgl. § 37 DLM (SRLA 371.400).
Weiterbildung
Das Bildungsangebot der Landeskirche umfasst Bildungsangebote, die (auch) für Sekretariatsmitarbeitende geeignet sind wie z.B. stilsicheres Schreiben oder Archivführung. Jedes Jahr findet auch eine Tagung für Sekretariatsmitarbeitende statt. Mehr dazu finden Sie bei der Weiterbildung für Kirchgemeinden.
Liste der Stellvertretungen für Sekretariate
Es gibt eine Liste mit Stellvertretungen für Sekretariate.