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Reglement über die Mitgliederverwaltung (MVR)

vom 23. September 2020 (Stand 01. Oktober 2020)

Die Synode der Evangelisch-Reformierten Landeskirche des Kantons Aargau,

gestützt auf Art. 7 Abs. 2 Organisationsstatut1 und § 9a Kirchenordnung2,

beschliesst:

I.Allgemeine Bestimmungen

§ 1

Gegenstand und Zweck

1Geregelt werden die Einführung und der Betrieb einer gemeinsamen Mitgliederverwaltung durch alle Kirchgemeinden der Evangelisch-Reformierten Landeskirche des Kantons Aargau (Landeskirche) zu Zwecken der kirchlichen Aufgabenerfüllung.

2In Umsetzung von § 9a Abs. 2 Kirchenordnung3 enthält dieses Reglement Bestimmungen zu Folgendem:

1.die Rahmenbedingungen des Betriebs und der Nutzung der Mitgliederverwaltung durch die Landeskirche und die Kirchgemeinden

2.die Inhalte der Mitgliederverwaltung, insbesondere die zu erfassenden Personendaten

3.die Bearbeitung der darin enthaltenen Angaben über Mitglieder der Landeskirche sowie die Bearbeitung von Angaben über Nichtmitglieder zu kirchlichen Zwecken und

4.die Kostentragung.

§ 2

Definitionen

In diesem Reglement bedeuten:

1.Mitgliederverwaltung: Register, in dem alle Personen erfasst sind, die gemäss § 3 Kirchenordnung4 Mitglied der Landeskirche sind;

2.Personendaten: Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen.

§ 3

Geltungsbereich

Das vorliegende Reglement gilt für die Organe der Landeskirche und die dem Kirchenrat untergeordneten Landeskirchlichen Dienste sowie die Kirchgemeinden und Kirchgenossenschaften gemäss § 11 Kirchenordnung5.

§ 4

Kirchliche Register

Die Kirchgemeinden führen die kirchlichen Register gemäss § 64 Kirchenordnung6 weiterhin. Zusätzlich werden Taufe, Konfirmation, kirchliche Trauung und kirchliche Abdankung gemäss § 6 Abs. 1 Ziff. 23 in der Mitgliederverwaltung erfasst.

§ 5

Ausführende Bestimmungen

Der Kirchenrat kann zu den Einzelheiten der Umsetzung, namentlich zur Erfassung zusätzlicher Personendaten, zum Umgang mit Personendaten, zur Datensicherheit sowie zu den jeweils geltenden Kosten ausführende Bestimmungen erlassen.7

II.Inhalt der Mitgliederverwaltung

§ 6

Personendaten

1In der Mitgliederverwaltung werden betreffend die Mitglieder der Landeskirche folgende Personendaten erfasst:

1.amtlicher Name und die anderen in den Zivilstandsregistern beurkundeten Namen einer Person

2.alle Vornamen in der richtigen Reihenfolge

3.Wohnadresse und Zustelladresse einschliesslich Postleitzahl und Ort

4.Geburtsdatum und Geburtsort in der Schweiz, allenfalls Geburtsland

5.Geschlecht

6.Zivilstand sowie Ehe oder eingetragene Partnerschaft, Trauungsort, Datum der letzten Zivilstandsänderung

7.Staatsangehörigkeit sowie Heimatorte bei Schweizer Bürgerinnen und Bürgern

8.Staatsangehörigkeit bei Ausländerinnen und Ausländern

9.Niederlassung oder Aufenthalt in der Kirchgemeinde sowie Kirchgemeinde des Aufenthalts oder der Niederlassung

10.Gemeinde des Nebenwohnsitzes, bzw. allenfalls Gemeinde des Hauptwohnsitzes

11.Gebäude-Identifikationsnummer, Wohnungs-Identifikationsnummer, Art des Haushalts

12.Stimm- und Wahlrecht gemäss § 4 Kirchenordnung8

13.passives Wahlrecht in staatlichen Angelegenheiten

14.bei Zuzug: Datum und Herkunftskirchgemeinde beziehungsweise Herkunftsstaat

15.bei Wegzug: Datum und Zielkirchgemeinde beziehungsweise Zielstaat

16.bei Umzug: Umzugsdatum

17.bei Tod: Datum und Sterbeort

18.Korrespondenzsprache

19.Datum des Eintritts oder des Austritts oder einer Nichtzugehörigkeitserklärung

20.Bei Kindern und Jugendlichen unter 18 Jahren: Vor- und Nachname sowie Adresse der Eltern, resp. der sorgeberechtigten Person

21.Name und Geburtsdatum der Ehepartnerin/des Ehepartners, sofern sie/er derselben Konfession angehört

22.Besuch katechetischer Angebote

23.Taufe oder Segnung, Konfirmation, kirchliche Trauung und kirchliche Abdankung sowie Ort und Datum, Bibelstelle des ausgesuchten Spruchs, allenfalls Zeugen der kirchlichen Amtshandlung (Paten, Trauzeugen), Name der ausführenden Pfarrerin/des ausführenden Pfarrers

24.Ausübung eines Amts in der Kirchgemeinde (Kirchenpflege und weitere): Datum der Wahl und des Rücktritts, allfällige weitere Informationen zur Ausübung des Amts

25.Ausübung eines landeskirchlichen Amts (Synode, Kirchenrat und weitere): Datum der Wahl und des Rücktritts, allfällige weitere Informationen zur Ausübung des Amts.

2Zur eindeutigen Identifikation der betreffenden Person wird die AHV-Versichertennummer verwendet. Diese wird nicht angezeigt.

3Die Bearbeitung von Personendaten über Nichtmitglieder ist insofern zulässig, als dass diese Personendaten zur Erfüllung kirchlicher Aufgaben notwendig sind.

4Der Kirchenrat kann weitere Personendaten festlegen, die zur Erfüllung der kirchlichen Aufgaben notwendig sind, und die Erfassung der betreffenden Daten in der Mitgliederverwaltung vorschreiben.

III.Pflichten und Rechte im Zusammenhang mit der Mitgliederverwaltung

§ 7

Pflichten der Landeskirche

1Der Kirchenrat richtet die Mitgliederverwaltung ein und betreibt diese. Er kann zur Erfüllung seiner Aufgaben gemäss diesem Reglement mit qualifizierten Dienstleistern zusammenarbeiten. Er sorgt insbesondere für die Einhaltung aller massgeblichen gesetzlichen Vorgaben an die Auftragsdatenbearbeitung und die Datensicherheit in diesem Zusammenhang.

2Der Kirchenrat erfasst die Personendaten gemäss § 6 Abs. 1 Ziff. 25 sowie allfällige weitere vom Kirchenrat bezeichnete Angaben in der Mitgliederverwaltung und nimmt die notwendigen Änderungen fortlaufend daran vor.

3Er gewährleistet den Betrieb der Mitgliederverwaltung sowie die Nutzung der darin enthaltenen Personendaten durch die Landeskirche gemäss den Vorschriften dieses Reglements.

4Der Kirchenrat unterstützt und berät die Kirchgemeinden in der Nutzung der Mitgliederverwaltung.

5Die Landeskirche ist verpflichtet, im Rahmen ihrer Nutzung der Mitgliederverwaltung dafür zu sorgen, dass sie die massgeblichen rechtlichen Vorschriften und insbesondere die Vorgaben des Datenschutzes einhält.

§ 8

Pflichten der Kirchgemeinden

1Die Kirchgemeinden erfassen die Personendaten gemäss § 6 Abs. 1 Ziff. 19 sowie 22-24 sowie allfällige weitere vom Kirchenrat bezeichnete Angaben in der Mitgliederverwaltung und nehmen die notwendigen Änderungen fortlaufend daran vor.

2Die Kirchgemeinden sind verpflichtet, im Rahmen ihrer Nutzung der Mitgliederverwaltung dafür zu sorgen, dass sie die massgeblichen rechtlichen Vorschriften und insbesondere die Vorgaben des Datenschutzes einhalten.

3Die Kirchgemeinden sind dafür verantwortlich, dass sie allfällige massgebliche Fristen für die Erfassung oder Bekanntgabe von Daten, so etwa vor Wahlen und Abstimmungen an der Urne, einhalten.

§ 9

Berechtigungen

1Der Kirchenrat für die Landeskirche und die Kirchenpflegen für ihre Kirchgemeinde bezeichnen:

1.die für die Belange der Mitgliederverwaltung zuständige Ansprechperson,

2.die auf die Mitgliederverwaltung zugriffsberechtigten Personen.

2Sie stellen sicher, dass nur die zugriffsberechtigten Personen Angaben aus der Mitgliederverwaltung abrufen können.

3Das Erteilen einer Zugriffsberechtigung ist der Bedingung unterstellt, dass die berechtigte Person vorgängig eine Erklärung zur Einhaltung des Datenschutzes unterzeichnet.

4Der Kirchenrat für die Landeskirche und die Kirchenpflege für die Kirchgemeinde sind verpflichtet, Zugriffsberechtigungen zu widerrufen, wenn diese von den berechtigten Personen zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden oder wenn Anzeichen dafür bestehen, dass Zugriffe stattfinden, die den Vorgaben des Datenschutzes resp. des landeskirchlichen Rechts nicht entsprechen.

5Bestehen Anzeichen für Zugriffe durch die Kirchgemeinden oder Zugriffsberechtigungen, die den Vorgaben des Datenschutzes resp. des landeskirchlichen Rechts nicht entsprechen, und stellt die Kirchgemeinde auf schriftliche Aufforderung hin keine rechtmässige Situation wieder her, so ist die Landeskirche berechtigt, ausnahmsweise Zugriffsrechte in der Kirchgemeinde zu entziehen.

§ 10

Protokollierung und Zugriffe

1Der Kirchenrat veranlasst, dass in geeigneter Weise festgehalten wird,

1.wer auf die Angaben im Mitgliederregister zugegriffen hat

2.welche Angaben im Mitgliederregister geändert wurden.

2Der Kirchenrat kann ausführende Bestimmungen zur Datensicherheit erlassen.9

§ 11

Weitere Angaben und Datenbearbeitungen

1Die Landeskirche und die Kirchgemeinden sind befugt, nebst den Angaben gemäss § 6 im Rahmen der Mitgliederverwaltung im Einzelfall weitere Personendaten zu bearbeiten, namentlich sofern diese Datenbearbeitung zur Erfüllung einer kirchlichen Aufgabe notwendig ist oder die betroffenen Personen eingewilligt haben.

2Die Notwendigkeit der Datenbearbeitung für den entsprechenden Zweck oder die Einwilligung der betroffenen Person muss im Einzelfall nachgewiesen werden können.

IV.Einzelne Datenbearbeitungsvorgänge

§ 12

Datenbeschaffung

1Die Landeskirche ruft die Personendaten für die Mitgliederverwaltung gemäss § 21 Abs. 4 des Gesetzes über die Einwohner- und Objektregister sowie das Meldewesen (Register- und Meldegesetz RMG10) aus dem kantonalen Einwohnerregister ab. Sie kann Personendaten auch bei der betroffenen Person erheben.

2Die Kirchgemeinden beschaffen die von ihnen aufzunehmenden Personendaten in der Regel bei der betroffenen Person oder bei der Einwohnergemeinde.

§ 13

Zugriff

a. Landeskirche

1Die Landeskirche ist namentlich berechtigt, im Zusammenhang mit folgenden Aufgaben von Mitgliedern der Landeskirche die notwendigen Personendaten gemäss § 6 aus der Mitgliederverwaltung abzurufen:

1.Abklärungen und Verwaltungshandlungen im Zusammenhang mit Anstellungsverhältnissen

2.Abklärungen und Verwaltungshandlungen im Zusammenhang mit der Ausübung kirchlicher Ämter

3.Alle notwendigen Handlungen im Zusammenhang mit Rechtsverfahren

4.Erstellung und Aktualisierung aller notwendigen kirchlichen Statistiken.

2Darüber hinaus ist die Landeskirche auch berechtigt, im Einzelfall zur Erfüllung anderer kirchlicher Aufgaben Personendaten von Mitgliedern der Landeskirche gemäss § 6 abzurufen.

§ 14

b. Kirchgemeinden

1Die Kirchgemeinden rufen diejenigen Personendaten ihrer Mitglieder aus der Mitgliederverwaltung ab, die sie für die Erfüllung ihres Auftrags benötigen.

2Jede Kirchgemeinde kann in der Mitgliederverwaltung nur die Personendaten der eigenen Mitglieder abrufen.

3Wechselt ein Mitglied infolge Umzugs von einer Kirchgemeinde in eine andere, so bleiben die von der vormaligen Kirchgemeinde erfassten Angaben mit Ausnahme der Angaben gemäss Abs. 4 für die neue Kirchgemeinde sichtbar.

4Allfällige weitere, von der vormaligen Kirchgemeinde gemäss § 11 in der Mitgliederverwaltung erfasste Daten sind für die neue Kirchgemeinde nicht ersichtlich. Unter den Angaben aus der vorherigen Kirchgemeinde ferner nicht ersichtlich ist der Besuch katechetischer Angebote gemäss § 6 Abs. 1 Ziff. 22.

§ 15

Bekanntgabe

a. Grundsatz

1Die Bekanntgabe von Personendaten aus der Mitgliederverwaltung an öffentliche Organe und an Private richtet sich nach kantonalem Recht.11

2Im Einzelfall muss das bekanntgebende Organ nachweisen können, dass die Voraussetzungen der Datenbekanntgabe gegeben sind.

§ 16

b. im Abrufverfahren

1Der Kirchenrat kann Organisationen und juristischen Personen des öffentlichen Rechts und privaten Rechts, die mit der Erfüllung kirchlicher Aufgaben betraut sind, im elektronischen Abrufverfahren Zugriff auf die Mitgliederverwaltung gewähren.

2Wer gemäss Abs. 1 auf die Mitgliederverwaltung zugreifen will, weist nach, dass die Voraussetzungen für die Bekanntgabe von Informationen vorliegen. Gesuchstellerinnen und Gesuchsteller bezeichnen:

1.den Rechtsgrund für die Aufgabenerfüllung, für die sie die Informationen benötigen,

2.die Organisationseinheit, an welche die Bekanntgabe der Informationen erfolgen soll,

3.die Personendaten, auf die sie zugreifen wollen.

3Die Gesuchstellerinnen und Gesuchsteller bestätigen unterschriftlich und gewährleisten, dass die nachgesuchten Personendaten nur für kirchliche oder ideelle Zwecke verwendet und nicht weitergegeben werden.

§ 17

c. Entscheid

1Der Kirchenrat prüft Gesuche gemäss § 16 Abs. 2 und 3 und entscheidet über die Bekanntgabe der Personendaten. Er kann von den Gesuchstellerinnen und Gesuchstellern weitere Angaben verlangen, die Bekanntgabe an Bedingungen und Auflagen knüpfen oder ablehnen.

2Der Kirchenrat beschränkt die Bekanntgabe der Personendaten so, dass nur die für den verfolgten Zweck notwendigen Informationen bezogen werden.

§ 18

Aufbewahrungsdauer und Löschung

1Tritt ein Mitglied aus der Landeskirche aus oder erlöscht die Mitgliedschaft infolge Todes, sind die in Bezug auf diese Person erfassten Personendaten zu archivieren und nach einer bestimmten Zeit zu löschen. Dasselbe gilt für Angaben eines Mitglieds, das eine Kirchgemeinde infolge Umzugs verlässt, in Bezug auf die vormalige Kirchgemeinde.

2Die Landeskirche und die Kirchgemeinden sind berechtigt, dem privaten Löschungsinteresse ihre legitimen Interessen und gesetzlichen Pflichten entgegenzusetzen, die die weitere Speicherung der Angaben notwendig machen, so u.a. die Datenverfügbarkeit zur Bestimmung von Pflichten und Ansprüchen, zu Beweiszwecken oder zur Erstellung der notwendigen kirchlichen Statistiken.

3Der Kirchenrat erlässt ausführende Bestimmungen zur Aufbewahrungsdauer der im Zusammenhang mit der Mitgliederverwaltung erfassten Daten.12

V.Rechte der Betroffenen

§ 19

Auskunfts- und Einsichtsrecht

1Interessierte Personen können von der Landeskirche oder von einer Kirchgemeinde Auskunft darüber verlangen, welche Personendaten über sie bearbeitet werden. Umfang der Einsicht und Vorgehen richten sich nach kantonalem Recht.13

2Auskunftsbegehren sind zuerst an die Kirchgemeinde des Wohnorts zu richten.

3Der Kirchenrat kann zu den Modalitäten der Geltendmachung des Auskunfts- und Einsichtsrechts ausführende Bestimmungen erlassen.14

VI.Kostentragung

§ 20

Einführungskosten

Die Investitionskosten für die Einrichtung der Mitgliederverwaltung in der Landeskirche und den Kirchgemeinden sowie für den erstmaligen Import der Daten aus dem kantonalen Einwohnerregister und aus den bisherigen Datenverwaltungssystemen der Kirchgemeinden gehen zulasten der Landeskirche.

§ 21

Betriebskosten

1Die Betriebskosten der Mitgliederverwaltung, namentlich Lizenzgebühren und Betriebskosten für die relevante Infrastruktur sowie Kosten der regelmässigen Mutationsmeldungen aus dem kantonalen Einwohnerregister gehen zulasten der Kirchgemeinden.

2Der durch die Kirchgemeinde zu tragende Anteil an den Betriebskosten ergibt sich aus einem Basisbeitrag sowie einem Beitrag pro Kirchgemeindemitglied, basierend auf der Mitgliederzahl der Kirchgemeinde zum relevanten Stichdatum.

3Der Kirchenrat kommuniziert jährlich die massgeblichen Kennzahlen in geeigneter Form.

VII.Schlussbestimmungen

§ 22

Übergangsfrist

1Für die Einführung der Mitgliederverwaltung in den Kirchgemeinden gilt eine Übergangsfrist bis 31. März 2022.

2Die zeitgerechte Aufhebung allfälliger bisheriger Verträge im Zusammenhang mit zuvor eingesetzten Lösungen zur Verwaltung ihrer Mitglieder ist Sache der Kirchgemeinden.

§ 23

Inkrafttreten

Dieses Reglement tritt am 01. Oktober 2020 in Kraft.

1SRLA 111.100.  

2SRLA 151.100.  

3 SRLA 151.100.  

4 SRLA 151.100.  

5 SRLA 151.100.  

6 SRLA 151.100.  

7 SRLA 240.310.  

8 SRLA 151.100.  

9 SRLA 240.310.  

10 SAR 122.200.  

11 Zurzeit §§ 14 und 15 IDAG, SAR 150.700.  

12 SRLA 240.310.  

13 Zurzeit §§ 23-26 IDAG, SAR 150.700.  

14 SRLA 240.310.  

Reglement über die Mitgliederverwaltung (MVR)

vom 23. September 2020 (Stand 01. Oktober 2020)

© Reformierte Landeskirche Aargau, 2020

X1.4/C2.1/F2.3

Inhaltsverzeichnis

Reglement über die Mitgliederverwaltung (MVR)

I.Allgemeine BestimmungenII.Inhalt der MitgliederverwaltungIII.Pflichten und Rechte im Zusammenhang mit der MitgliederverwaltungIV.Einzelne DatenbearbeitungsvorgängeV.Rechte der BetroffenenVI.KostentragungVII.Schlussbestimmungen