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Die revidierte Archivordnung schafft die Möglichkeit, digital erstellte Archivalien wie Filme oder Audiofiles elektronisch abzuspeichern. Für Dokumente gilt aber weiterhin zwingend die Archivierung in Papierform. (Für eine digitale Langzeitarchivierung wären ausführlichere Vorschriften notwendig, als sie im Rahmen dieser Revision möglich sind.)

§ 3 Abs. 3 und 4 der revidierten Archivordnung

Die Archivordnung legt fest, welche Akten archiviert werden müssen. Es wird nicht mehr unterschieden zwischen einer historischen und einer modernen Abteilung, sondern zwischen Akten, die vor 1950 erstellt wurden und solchen, die 1950 oder später erstellt wurden:

▪Vor 1950 erstellt: Akten sind zu archivieren. Ebenso sind sakrale und profane Gegenstände, die nicht mehr in Gebrauch sind, dauerhaft aufzubewahren.

▪1950 oder später erstellt: Grundsätzlich sind Akten und anderes Archivgut, das ab 1950 erstellt wurde, zu archivieren, sofern ihnen Bedeutung für die Öffentlichkeit und die Wissenschaft zukommt. Insbesondere sind die folgenden Akten zu archivieren:

• Register;

• Reglemente der Kirchgemeinde;

• Protokolle und Unterlagen zu Wahlen und Abstimmungen, Kirchgemeindeversammlungen und Sitzungen der Kirchenpflege und der Kommissionen sowie zu Kuratorien;

• Budgets, Rechnungen und Finanzpläne;

• Urkunden, Vereinbarungen und Verträge zu

•Neubauten, Renovationen und Umbauten,

•Grundstückgeschäften,

•Orgelbauten und -renovationen,

•Fonds und Stiftungen,

•Dienstverhältnissen von Ordinierten,

•Fusionen, Abtrennungen und Auflösungen von Kirchgemeinden,

•der Zusammenarbeit mit anderen reformierten Kirchgemeinden,

•der Zusammenarbeit mit anderen Kirchgemeinden und Freikirchen sowie politischen Gemeinden und kantonalen Behörde;

• die Gemeindeinformationen oder das Gemeindeblatt;

• Informationen zu Gottesdiensten, Seelsorge und Veranstaltungen;

• Die Lebensläufe der kirchlich Bestatteten.

§ 19a-c der revidierten Archivordnung

Es wird neu klar unterschieden zwischen der Ablage (1-3 Jahre, laufende Geschäfte) und Aufbewahrung (2-10 Jahre, abgeschlossene Dossiers) und der eigentlichen, «ewigen» Archivierung.

§ 19a-c der revidierten Archivordnung

Die geltende Archivordnung stammt von 2008. Einige Bestimmungen stammen aber noch aus der früheren Fassung von 1968. Darunter auch unsinnige und veraltete Bestimmungen, die in der praktischen Umsetzung in den Gemeinden Probleme bereiten. Insbesondere die Bestimmungen zum Inhalt des Archivs waren revisionsbedürftig. Zudem wurden Begriffe nicht einheitlich verwendet und der Digitalisierung zu wenig Beachtung geschenkt.

Nicht mehr archiviert werden müssen:

▪Die kirchlichen Gesetze, Verordnungen und Erlasse. Ausgenommen sind die eigenen Reglement der Kirchgemeinde.

▪Die zivilstandsamtlichen Trauscheine bzw. Kopien aus dem Familienbüchlein. Sie müssen nur noch während zehn Jahren aufbewahrt werden und können danach vernichtet werden.

Neu müssen archiviert werden:

▪Die Lebensläufe der kirchlich Bestatteten. Bereits bisher mussten die Aufzeichnungen über die Lebensläufe der kirchlich Bestatteten während zehn Jahren aufbewahrt werden. Neu gilt die Archivierungspflicht.

Alle anderen Akten müssen wie bisher archiviert werden. Die Auflistung in § 19a Abs. 2 ist aber präziser als die frühere Sammelbestimmung «alle wichtigen kirchlichen Urkunden, Vereinbarungen und Akten».

§ 19a der revidierten Archivordnung

Lebensläufe sind für die historische Forschung interessant, da sie einen Einblick in Biografien von Menschen aus unterschiedlichen Schichten ermöglichen. Sie sind deshalb zu archivieren.

§ 19a Abs. 2 Ziff. 8 der revidierten Archivordnung

Es müssen nur diejenigen Lebensläufe archiviert werden, die bei der Abdankung verlesen werden. Notizen dazu müssen nicht aufbewahrt werden.

Im Archiv sollten sich nur Archivalien befinden, die für «ewig» aufbewahrt werden. Deshalb ist bereits bei der Archivierung zu entscheiden, ob etwas archivwürdig ist; nicht Archivwürdiges ist bei diesem Prozess zu entsorgen. Die Akten aus dem Archiv sollten nur in Ausnahmefällen entsorgt werden. Dafür ist die Zustimmung des Kirchenrats einzuholen.

§ 22 der revidierten Archivordnung

Dokumente und Register müssen in jedem Fall in Papierform archiviert werden. Der Kirchenrat hat sich bewusst dagegen entschieden, die rein digitale Archivierung von Dokumenten zuzulassen. Dazu bräuchte es detaillierte Vorgaben und allenfalls technische Unterstützung der Kirchgemeinden, die derzeit nicht gewährleistet werden können.

Digital archiviert werden können dagegen zum Beispiel Film-, Foto- oder Audiodateien. Sie müssen in einem archivtauglichen Format abgespeichert werden.

Richtlinien des Staatsarchivs Aargau für die Migration in archivtaugliche Formate (externer Link)

§ 3 Abs. 3 und 4 der revidierten Archivordnung

Die revidierte Archivordnung hat nichts an den Zuständigkeiten geändert. Weiterhin gilt:

▪Die Kirchenpflege bestimmt einen Archivraum. Sie überprüft regelmässig (mindestens einmal pro Amtsperiode) dessen baulichen Zustand im Hinblick auf eine sichere Unterbringung des Archivguts. Dies betrifft zum Beispiel den Brandschutz, die Vermeidung von Einbruch und Diebstahl sowie Klimakontrolle und Belüftung. Die Kirchenpflege ist zudem verantwortlich dafür, dass die Register geführt werden.

▪Eine Pfarrperson pro Kirchgemeinde verwaltet das Archiv. Sie sorgt für die Aufbewahrung und Registrierung des Archivguts gemäss Archivordnung und die Aufbewahrung der Archivschlüssel.

▪Die Dekanatsleitung führt die Aufsicht über die Archive der Kirchgemeinden.

▪Die operativen Archivarbeiten werden in vielen Kirchgemeinden vom Sekretariat oder der Kirchengutsverwaltung geleistet, die das Archiv auch häufig mehr nutzen. Die Archivverwaltung ist in diesem Fall nach Sach- und Fachgebieten oder Verantwortungsbereichen zu unterteilen. Dazu ist ein Kirchenpflegebeschluss notwendig oder eine Regelung im entsprechenden Funktionsbeschrieb. Auch wenn die Archivarbeiten ganz oder zum Teil delegiert werden, trägt die verantwortliche Pfarrperson die Verantwortung für das Archiv.

Beispiel für eine Regelung der Aufgabenteilung

§§ 16-18 der revidierten Archivordnung

§§ 64f. Kirchenordnung

§ 31 DLD

Dossiers von ordinierten Mitarbeitenden als gewählten Amtspersonen sind zu archivieren. Diejenigen von nicht ordinierten Mitarbeitenden sind während zehn Jahren nach Austritt aufzubewahren. In Ausnahmefällen – wenn behördliche Verfahren (z.B. Strafverfahren) oder Rechtsstreitigkeiten im Gang sind – kann sich die diese Frist verlängern.

Die revidierte Archivordnung stellt auf die vom Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten empfohlenen Aufbewahrungsfristen für Personaldossiers ab. Bei Ordinierten als gewählten Amtsträgerinnen und Amtsträgern rechtfertigt sich nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ausserdem eine dauerhafte Archivierung der Unterlagen, wie sie § 19 a Abs. 2 Ziff. 5 lit. e vorsieht.

Bewerbungsunterlagen von nicht berücksichtigten Kandidatinnen und Kandidaten sind 30 Tage nach der Absage zu vernichten bzw. zu löschen. Für die Bewerbungsunterlagen von nicht ordinierten Angestellten gilt: Diese müssen spätestens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben oder vernichtet werden. Die Bewerbungsunterlagen von ordinierten Angestellten gehören ins Personaldossier und müssen archiviert werden.

§§ 19 a Abs. 2 Ziff. 5 lit. e und 19b Abs. 4 und 5 der revidierten Archivordnung

Hinweise zur Aufbewahrung von Personaldossiers von Mitarbeitenden des Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten (externer Link)

Akten, die nicht archiviert werden müssen, können und sollen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen entsorgt werden. Besonders schützenswerte Personendaten und andere vertrauliche Informationen dürfen auch bei diesem Prozess nicht an die Öffentlichkeit gelangen. Sie dürfen auf keinen Fall mit dem Altpapier entsorgt werden. In grösseren Kirchgemeinden lohnt sich die Anschaffung eines Schredders.

§ 19b der revidierten Archivordnung

Der Geschäftsstruktur- und Archivplan unterstützt die Kirchgemeinden bei der Archivierung. Er stellt ein musterhaftes Ordnungssystem bereit, mit denen alle kirchgemeindlichen Akten einer Ablageposition zugewiesen werden können. Zudem enthält er Angaben und Empfehlungen zu den Aufbewahrungsfristen.

Geschäftsstruktur- und Archivplan für Reformierte Kirchgemeinden (Merkblatt, PDF)

Das Archiv muss sicher untergebracht werden. Dies betrifft zum Beispiel den Brandschutz, die Vermeidung von Einbruch und Diebstahl sowie Klimakontrolle und Belüftung. Verantwortlich dafür ist die Kirchenpflege. Sie überprüft regelmässig, mindestens einmal pro Amtsperiode den baulichen Zustand des Archivraums.

Checkliste Archivbau und Archiveinrichtungen (externer Link)

Archivberatung Staatsarchiv Aargau

§ 65 Abs. 1 Kirchenordnung

§ 16 Abs. 4 der revidierten Archivordnung

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